¿Todavía factura manualmente y nota el aumento de costos operativos? La falta de un sistema de facturación electrónica POS no solo incrementa gastos, sino también el riesgo de errores y pérdida de datos, lo que puede resultar en sanciones. No se preocupe, aquí le enseñaremos todo lo que necesita saber para implementar esta herramienta en su negocio. ¡Siga leyendo!
¿Qué es facturación electrónica POS?
Es un sistema para registrar y emitir facturas electrónicas desde un punto de venta (POS). Este proceso, regulado por el Ministerio de Hacienda, busca modernizar la gestión fiscal y combatir el fraude tributario.
¿Cuál es el significado de POS?
La palabra POS es la abreviatura de «Point of Sale» (Punto de Venta), se refiere al lugar físico donde se realiza una transacción de venta entre un cliente y un negocio.
En el contexto de sistemas de facturación y gestión de ventas, POS se usa para describir:
- El dispositivo utilizado en el punto de venta, como una terminal con pantalla táctil, impresora de tickets, y gaveta de dinero.
- El software o facturador digital, que opera en ese dispositivo para registrar y gestionar ventas, cobros, e inventario.
¿Qué es el sistema POS de facturación?
Es un conjunto de herramientas que permiten a las empresas gestionar ventas, emitir facturas electrónicas y cumplir con las normativas fiscales del Ministerio de Hacienda. Este sistema es esencial para automatizar procesos comerciales y emitir comprobantes electrónicos. Incluye funciones como:
- Registrar y gestionar ventas.
- Realizar cobros.
- Organizar inventarios.
¿Quién debe emitir factura POS?
En Costa Rica, todas las personas y empresas obligadas a emitir comprobantes electrónicos deben usar un sistema de facturación POS, ya sea que vendan bienes o presten servicios.
¿Cómo hacer una factura POS?
Para poder emitir una factura electrónica con terminal POS debe contar con un sistema de facturación electrónica y cumplir con los requisitos establecidos por el Ministerio de Hacienda. A continuación le compartimos todo lo que necesita saber.
Requisitos para ser facturador electrónico en Costa Rica
Ser facturador electrónico en Costa Rica se puede lograr en tan solo 4 pasos:
- Inscríbase como contribuyente en el Ministerio de Hacienda
Como empresa o persona jurídica deberá estar registrado ante el Ministerio de Hacienda, y lo puede hacer mediante el portal de Administración Tributario Virtual (ATV) o en las oficinas de Hacienda.
En caso de hacerlo desde el portal del Ministerio de Hacienda:
- Vaya a la parte de “servicios tributarios” y haga clic en ATV.
- Haga clic en “Crea tu cuenta de usuario”.
- Escoja el tipo de identificación.
- Agregue su número de identificación, fecha de nacimiento y fecha de vencimiento del documento.
- Haga clic en “Aceptar”.
- Llene el formulario en “Crear cuenta de usuario”.
- Posteriormente, aparecerá un mensaje como: “Confirmar la TIV” o la Tarjeta de Identificación Virtual.
- Confirme la tarjeta con la información que llegará a su correo electrónico.
- Regístrese como emisor-receptor
Mediante la página del Portal de Administración Tributario Virtual (ATV). Esto le permitirá enviar y recibir comprobantes electrónicos a través de un proveedor de facturación electrónica.
- Tenga su llave criptográfica
Su factura electrónica solo será válida si es firmada digitalmente con la llave criptográfica. Y lo logra en tan solo dos pasos:
- Acceda al Portal de ATV y haz clic en “Comprobantes electrónicos”.
- Realice el registro de la llave criptográfica.
Luego, el sistema enviará la llave a su correo electrónico y podrá facturar con la legitimidad exigida.
- Busque un software de facturación de confianza
Con ayuda de un software de facturación electrónica podrá simplificar el proceso de emisión de comprobantes, como:
- Enviar automáticamente a la Dirección General de Tributación.
- Recibir tus facturas y presentarlas ante Hacienda.
- Almacenarlas por tiempo indefinido.
Conozca cuál es el mejor sistema de facturación electrónica en Costa Rica.
Pasos para emitir una factura POS
Una vez que esté registrado como contribuyente y cuente con un facturador electrónico, el resto del proceso es muy fácil. Aprenda el paso a paso .
- Seleccione los productos en el sistema POS.
- Elija el método de pago.
- Genere y envíe la factura para validación.
- Espere la validación del Ministerio de Hacienda.
- Envíe la factura aceptada al cliente.
- Guarde la factura.
¿Qué pasa con el IVA de las facturas POS?
Todas las ventas de bienes y servicios que están sujetas a IVA deben incluir este impuesto en las facturas emitidas, incluyendo las generadas a través de sistema de caja POS. El IVA en Costa Rica es del 13% sobre el valor de la venta.
¿Cuánto es lo máximo que se puede facturar por POS?
No hay un límite específico sobre el monto máximo que se puede facturar a través de un sistema de facturación electrónica sistema POS. Recuerde que todas las facturas emitidas, sin importar el monto, deben cumplir con los requisitos del Ministerio de Hacienda, incluyendo la correcta inclusión del IVA y la validación electrónica.
Requisitos mínimos para llenar una factura electrónica en Costa Rica
Para que sus facturas electrónicas sean válidas en Costa Rica y respalden créditos fiscales y gastos deducibles, deben cumplir con los siguientes requisitos:
- Datos del declarante.
- El documento debe titularse “factura electrónica”, “tiquete electrónico” o “nota de crédito electrónica”.
- Numeración consecutiva.
- Clave numérica.
- Llave criptográfica.
- Envío en formato PDF y XML, conforme a la Administración Tributaria.
- Fecha de emisión del documento electrónico.
Ahora que sabe cómo integrar la facturación electrónica POS, ¿por qué no empezar hoy? Si tiene alguna pregunta, déjela en los comentarios y con gusto le ayudaremos.